Hybride Events moderieren - Ein Blick hinter die Kulissen
Hybride Events hatten zu Corona-Zeiten Hochkonjunktur. Vorher kannte sie so gut wie niemand. Aber verschwunden sind sie nach der Pandemie nicht.
Im Gegenteil. Gerade vorletzte Woche habe ich wieder ein hybrides Event moderiert. Hybrid heißt in diesem Fall, dass es zwei Arten von Zuhörenden gibt. Die einen sind mit mir in einem Raum. Die anderen schauen virtuell zu. Entweder von zu Hause oder von einem separaten Veranstaltungsort.
Besonders spannend wird es, wenn Interaktion geplant ist und Teile des Publikums sich virtuell einbringen. So war es auch bei besagtem Event.
In diesem Beitrag teile ich generelle Vor- und Nachteile hybrider Events und werfe einen besonderen Blick auf die Herausforderung bei der Planung, insbesondere der Moderation.
Denn klar ist: Auch ein hybrides Event sollte professionell moderiert werden.
Vorteile hybrider Events
Einer der größten Vorteile hybrider Events liegt in der Flexibilität. Menschen können unabhängig von ihrem Standort teilnehmen. Für internationale Teams oder Unternehmen mit verteilten Standorten bedeutet das:
Niemand muss extra anreisen, um dabei zu sein. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch enorme Kosten. Während früher für eine Konferenz Bahn- bzw. Flugtickets, Hotels und ganze Reisetage einkalkuliert werden mussten, reicht heute ein stabiler Internetzugang, um vollwertig teilnehmen zu können.
Dieses hybride Event habe ich vor zwei Wochen moderiert
Auch für Veranstalter selbst bietet das Format klare wirtschaftliche Vorteile. Eine Location muss nicht mehr für 500 Personen ausgelegt sein, wenn 300 davon virtuell dabei sind. Das reduziert nicht nur die Mietkosten, sondern auch das Catering,auch Catering, Personal und Logistik.
Gleichzeitig erhöht sich durch die digitale Teilnahme die Reichweite: Menschen, die sich sonst nicht auf den Weg gemacht hätten – sei es aus Zeit-, Geld- oder Nachhaltigkeitsgründen – können unkompliziert einsteigen.
Ein weiterer Pluspunkt: Hybride Events sind nachhaltiger. Weniger Anreisen bedeuten weniger CO₂-Ausstoß. Gerade Unternehmen, die ihre Klimaziele im Blick haben, setzen deshalb zunehmend auf diese Formate.
Zudem lassen sich Inhalte wie Vorträge, Diskussionsrunden oder Keynotes unkompliziert aufzeichnen und später weiterverwenden. So wird aus einem einzelnen Event ein Content-Paket, das langfristig Wirkung entfalten kann.
Nicht zuletzt schaffen hybride Formate auch Inklusion. Menschen, die aus gesundheitlichen Gründen, wegen familiärer Verpflichtungen oder eingeschränkter Mobilität nicht vor Ort sein können, haben trotzdem die Chance, teilzunehmen und ihre Perspektive einzubringen. Damit tragen hybride Events zur Teilhabe bei. Sie machen so Veranstaltungen insgesamt vielfältiger.
Nachteile hybrider Events
Trotz aller Vorteile haben hybride Events auch Schattenseiten, die in der Planung oft unterschätzt werden. Der offensichtlichste Nachteil ist die eingeschränkte Interaktion.
Während Menschen vor Ort schnell ins Gespräch kommen, sei es in der Kaffeepause oder am Rande einer Session, fällt dieser spontane Austausch virtuell fast komplett weg. Chats und Breakout-Sessions sind zwar eine Alternative, kommen aber selten an die Intensität echter Begegnungen heran.
Für hybride Events braucht es eine richtige Ausstattung, die schon in einigen Klassenzimmern und Seminarräumen vorhanden ist.
Dazu kommt die Abhängigkeit von der Technik. Wenn das WLAN instabil ist, das Mikrofon nicht funktioniert oder die Kamera einen ungünstigen Bildausschnitt zeigt, leidet die gesamte Veranstaltung darunter.
Ein technischer Ausfall kann das Event im schlimmsten Fall komplett sprengen. Für die Moderation bedeutet das, gleichzeitig auf Bühne und Bildschirm wirken zu müssen. Das ist eine Doppelbelastung, die eher einem Profi überlassen werden sollte.
Ein weiterer Nachteil: Das direkte Feedback fehlt. Wer auf einer Bühne steht, lebt von den Reaktionen des Publikums. Das können ein Lächeln, Nicken oder auch der klassische Applaus sein.
All das motiviert und gibt Energie. Virtuelle Teilnehmende sind oft stumm geschaltet und unsichtbar, sodass die Moderatorin oder der Moderator in eine Art „schwarzes Loch“ spricht. Das macht es schwer, die Stimmung richtig einzuschätzen.
Schließlich können hybride Events organisatorisch anspruchsvoller sein als rein analoge oder digitale Formate. Es braucht zwei Ablaufpläne: einen für die Bühne und einen für den digitalen Raum.
Auch das Orga-Team muss doppelt denken: Wer kümmert sich um die Menschen vor Ort, wer betreut die virtuelle Community? Wenn dieser Spagat nicht gut gemanagt wird, fühlen sich entweder die einen oder die anderen abgehängt.
Worauf ich als Eventmoderator bei hybriden Events achte
Wie andere Veranstaltungen auch, sind hybride Events sehr anspruchsvoll. Viele meiner Tipps aus der analogen Welt lassen sich somit direkt auf hybride Events übertragen. So zum Beispiel die Vorbereitung auf ein Event.
Darüber hinaus achte ich auf folgende Elemente.
Diese fünf Besonderheiten hybrider Events schauen wir uns jetzt genauer an
Definition einer besonders kurzweiligen Agenda
Hybride Events dürfen niemals langatmig wirken. Vor allem die Online-Teilnehmenden sind schnell abgelenkt. Deshalb achte ich darauf, dass die Agenda abwechslungsreich ist und verschiedene Formate kombiniert werden.
Einzelne Beiträge sollten nicht zu lang werden. Lieber drei Beiträge mit je zehn Minuten als ein 30 minütiger Impuls.
Einplanung konkreter Interaktionen
Das Einbeziehen des Publikums ist für mich ein Muss. Dabei helfen gute Fragen, die alle aktivieren. Wie das gelingt, habe ich in einem Beitrag über gute Fragen genauer beschrieben.
Bei der Interaktion kann es auch um Spiele gehen. So war es beim Event vorletzter Woche. Geeignet sind dafür beispielsweise Quiz oder kleine Aufgaben, die von allen Beteiligten absolviert werden können.
Genaue Definition des technischen Setups
Das technische Setup ist ein kritischer Erfolgsfaktor. Genau wie ich für hybride Events eine professionelle Moderation empfehle, braucht es Profis an der Technik. Es reicht meiner Erfahrung nach nicht, nur einen Teams-Call mit zwei Laptops aufzusetzen.
Hybride Events arbeiten oft mit Green Screen für einen perfekten Hintergrund
Für gute hybride Events brauchen wir Kameras, Mikrofone, Beleuchtung, eine Regie und natürlich einen wohl ausgesuchten Bildausschnitt.
Aufsetzen eines Hintergrund-Chats für das Orga-Team
Während des Events muss ich mich mit dem Orga-Team abstimmen. Das ist bei einem Live-Broadcast gar nicht so einfach. Dafür ist ein Hintergrund-Chat Gold wert. Sei es über Whats App oder das firmeninterne Chat-System.
Darüber lassen sich schnelle Absprachen treffen, ohne das laufende Event zu stören.
Ausgiebiger Technik-Check
Vor jedem hybriden Event investiere ich extra viel Zeit in einen Technik-Check. Es geht dabei nicht nur um den Ton, sondern auch ums Licht, die Kameras und vor allem die Verbindung zu virtuellen Teilnehmenden.
Nur so kann ich sicherstellen, dass sowohl vor Ort als auch virtuell alles reibungslos läuft.
Hybride Events aus Sicht der Moderation
Vielleicht fragst Du Dich: Ist die Moderation hybrider Events so viel anders als die eines klassischen Events? Meine klare Antwort: Ja.
Als Moderator musst Du in zwei Welten gleichzeitig präsent sein: im Raum und im digitalen Stream. Du brauchst die Fähigkeit, ständig zwischen beiden Perspektiven zu wechseln. Manchmal schaust Du bewusst in die Kamera, um das Online-Publikum anzusprechen. Dann wieder drehst Du Dich ins Publikum im Raum, um dort die Nähe zu schaffen.
Das ist eine besondere Herausforderung, aber auch eine große Chance. Denn Moderatorinnen und Moderatoren können so Brücken bauen, die es ohne sie gar nicht gäbe. Sie machen hybride Events lebendig, verbinden Menschen und schaffen ein Gefühl von Gemeinschaft. Auch über die Distanz hinweg.
Was hybride Events für die Zukunft bedeuten
Ich bin überzeugt: Hybride Events sind mehr als ein Trend. Sie sind ein fester Bestandteil der Eventwelt von morgen. In Zeiten von Globalisierung, Nachhaltigkeit und Kostendruck werden Unternehmen und Organisationen immer wieder auf hybride Formate zurückgreifen.
Man sieht es kaum, aber hier moderiere ich ein hybrides Event. Auf dem Bildschirm sieht man den Video-Ausschnitt
Das heißt aber auch: Die Ansprüche steigen. Teilnehmende sind heute besser ausgestattet und erwarten mehr als einen unscharfen Stream. Sie wollen Interaktion, Nähe und professionelle Umsetzung. Genau deshalb sind Moderation und technisches Setup so entscheidend.
Fazit über hybride Events
Hybride Events haben viele Vorteile: Reichweite, Flexibilität, Nachhaltigkeit und geringere Kosten. Gleichzeitig bringen sie klare Herausforderungen mit sich: Technik, Interaktion und die Balance zwischen zwei Zielgruppen.
Wer diese Punkte unterschätzt, riskiert enttäuschte Teilnehmende. Wer sie aber ernst nimmt, kann mit hybriden Events großartige Ergebnisse erzielen.
Als Moderator sehe ich meine Aufgabe darin, die Brücke zwischen Bühne und Bildschirm zu schlagen – und dafür zu sorgen, dass beide Gruppen sich gleichermaßen gesehen und angesprochen fühlen.
Deshalb mein Fazit: Hybride Events sind eine Chance. Mit guter Planung, professioneller Technik und einer souveränen Moderation können sie weit mehr sein als eine Notlösung. Sie sind ein Format, das Nähe und Reichweite verbindet. Damit können sie die Zukunft der Eventwelt entscheidend prägen.
