“Das moderieren wir einfach selbst” - der größte Fehler bei der Eventmoderation

Warum organisieren Menschen Events?
Nach meiner Erfahrung gibt es darauf eine ziemlich klare Antwort: weil sie wollen, dass andere Menschen eine gute Zeit haben. Es geht um Begegnungen, Austausch und Inspiration. Um Networking, um Inhalte und um eine Atmosphäre, in der man sich wohlfühlt. Im besten Fall verlassen Teilnehmende ein Event mit dem Gedanken: Da möchte ich nächstes Jahr wieder hin.

Und genau dieser Gedanke ist entscheidend. Menschen kommen nicht wegen des Caterings zurück. Sie kommen nicht wegen der Goodie-Bags zurück. Und sie kommen auch nicht wegen der Namensschilder zurück. Sie kommen zurück, wenn sie sich gesehen, abgeholt und ernst genommen gefühlt haben. Wenn sie das Gefühl hatten, dass ihre Zeit gut investiert war.

Eine Studie aus dem Jahr 2023 zeigt, dass Teilnehmenden neben dem Networking vor allem die inhaltliche Weiterbildung wichtig ist. Und genau hier kommt ein Aspekt ins Spiel, der bei der Planung von Events erstaunlich häufig unterschätzt wird: die Eventmoderation. 

Denn Inhalte entfalten ihre Wirkung nicht von allein. Sie brauchen Struktur, Kontext, Übergänge, Einordnung. Gerade bei Diskussionsrunden, Panels oder Interviews entscheidet die Qualität der Moderation darüber, ob Inhalte lebendig werden oder versanden.

Und trotzdem höre ich bei der Planung von Events immer wieder denselben Satz:
„Das moderieren wir einfach selbst.“

Warum dieser Satz gut gemeint, aber hochproblematisch ist, darum geht es in diesem Beitrag.

Warum Veranstalter:innen gerne selbst moderieren

Zunächst einmal: Ich verstehe absolut, warum viele Veranstalter:innen die Eventmoderation intern lösen wollen. Es gibt dafür nachvollziehbare Gründe. Der offensichtlichste ist der finanzielle. Eine professionelle Eventmoderation kostet Geld. Und gerade bei Events mit begrenztem Budget liegt es nahe, diese Position einzusparen.

Ich genieße die Ruhe vor dem großen Ansturm einer Eventmoderation

Ein weiterer Grund ist die Nähe zum Unternehmen oder zur Organisation. Interne Personen kennen das eigene Produkt, die eigenen Prozesse, die eigene Kultur. Sie wissen, warum das Event so aufgebaut ist, wie es aufgebaut ist. Sie kennen die Speaker:innen oft persönlich. Sie waren an der Programmgestaltung beteiligt. Sie wissen, wie viele Portionen Essen bestellt wurden, wie der Caterer heißt, warum die Agenda verschoben wurde und weshalb die Keynote-Speakerin erst spät zugesagt hat.

All dieses Wissen ist ohne Frage wertvoll. Für die Organisation eines Events ist es sogar essenziell. Für eine gute Eventmoderation ist es allerdings nahezu irrelevant.

Und genau hier beginnt das Problem.

Eventmoderation ist kein Nebenjob

Eine professionelle Eventmoderation ist kein Programmpunkt, den man „auch noch irgendwie“ mit übernimmt. Sie ist eine eigenständige Rolle mit einer klaren Aufgabe: das Event aus Perspektive des Publikums zu führen. Nicht aus Perspektive der Organisation, nicht aus Perspektive des Budgets und nicht aus Perspektive der internen Abläufe.

Wenn jemand aus dem Orga-Team selbst moderiert, trägt diese Person zwangsläufig mehrere Hüte gleichzeitig. Und das funktioniert in der Praxis selten gut. Denn während die Eventmoderation Präsenz, Aufmerksamkeit und Fokus auf das Bühnengeschehen braucht, wird die interne Lösung permanent abgelenkt.

• Da kommt eine Rückfrage vom Technikdienstleister.

• Da gibt es ein Problem mit dem Catering.

• Da möchte eine Referentin spontan etwas am Ablauf ändern.

• Da steht ein:e Teilnehmer:in mit einer organisatorischen Frage vor der Bühne.

All das ist vollkommen normal bei Events. Für eine professionelle Eventmoderation ist es aber nicht relevant; weil sie sich genau darauf nicht konzentrieren muss. Sie kann sich vollständig auf das konzentrieren, wofür sie gebucht wurde: auf die Bühne, auf die Inhalte, auf die Menschen.

Bei der professionellen Eventmoderation habe ich zwischendurch Zeit, mich mit Expertinnen und Experten auszutauschen

Vorbereitung ist der erste große Unterschied

Ein zentraler Unterschied zwischen professioneller Eventmoderation und einer internen Lösung zeigt sich bereits Wochen vor dem Event: in der Vorbereitung.

Als professioneller Eventmoderator beginne ich frühzeitig mit der inhaltlichen Vorbereitung. Ich recherchiere Themen, Hintergründe und Perspektiven. Ich beschäftige mich intensiv mit den eingeladenen Expertinnen und Experten. Nicht oberflächlich, sondern mit dem Ziel, echte Gespräche auf der Bühne zu ermöglichen.

Diese Vorbereitung braucht Zeit. Und vor allem braucht sie Fokus. Beides ist bei internen Moderator:innen in der Regel nicht vorhanden, weil sie parallel ein gesamtes Event organisieren.

Recherche

Zur Vorbereitung gehört für mich immer eine gründliche Recherche. Dabei geht es nicht nur um fachliche Inhalte, sondern auch um Menschen. Wer sitzt auf dem Panel? Welche Haltung vertritt diese Person? Welche Themen sind ihr wichtig? Wo gibt es möglicherweise Reibungspunkte zwischen den Beteiligten?

Gute Eventmoderation lebt von genau diesen Spannungsfeldern. Sie entstehen nicht zufällig, sondern durch Vorbereitung. Ohne Recherche bleibt eine Podiumsdiskussion oberflächlich und vorhersehbar.

Einzelgespräche

Ein weiterer zentraler Bestandteil meiner Vorbereitung sind Einzelgespräche. Ich spreche vorab mit allen Beteiligten von Diskussionsrunden und Interviews. Und dabei geht es explizit nicht um organisatorische Fragen wie Anreise, Technik oder Unterkunft. Es geht um Inhalte. Um Meinungen. Um persönliche Perspektiven.

Diese Gespräche schaffen Vertrauen. Sie sorgen dafür, dass sich Expertinnen und Experten auf der Bühne sicher fühlen. Und sie ermöglichen mir als Eventmoderation, gezielt nachzufragen, ohne jemanden bloßzustellen.

Leitfragen

Auf Basis von Recherchen und Einzelgesprächen formuliere ich Leitfragen. Und genau hier zeigt sich sehr deutlich, ob jemand Eventmoderation professionell betreibt oder nicht.

Bei der Eventmoderation bin ich immer bereit, spontan etwas aufzuschreiben (mittlerweile digital)

Gute Fragen sind offen, klar und präzise. Sie laden zum Erzählen ein, statt mit Ja oder Nein beantwortet zu werden. Sie sind auf die jeweilige Person zugeschnitten. Und sie eröffnen neue Perspektiven für das Publikum und für die Diskutierenden selbst.

Zu häufig sehe ich bei internen Lösungen Fragen, die geschlossen, redundant oder inhaltlich unscharf sind. Solche Fragen bringen keine Diskussion in Gang. Sie töten sie.

Der Eventtag: Fokus versus Dauerstress

Der wahre Unterschied zwischen professioneller Eventmoderation und interner Lösung zeigt sich am Tag des Events selbst. Während ich mich als Moderator vollständig auf das Programm und meinen Auftritt konzentrieren kann, ist die interne Person permanent im Organisationsmodus.

Das führt zwangsläufig zu Stress. Und Stress ist der größte Feind guter Moderation. Denn wer gestresst ist, hört schlechter zu, reagiert unflexibler und verliert schneller den roten Faden.

Eventmoderation lebt von Präsenz. Davon, im Moment zu sein. Davon, Stimmungen im Raum wahrzunehmen und spontan darauf zu reagieren. Das funktioniert nicht, wenn der Kopf gleichzeitig bei der Technik, beim Zeitplan und beim Catering ist.

Wertschätzung für Expertinnen und Experten

Ein Aspekt, der aus meiner Sicht häufig unterschätzt wird, ist die Wirkung der Eventmoderation auf eingeladene Expertinnen und Experten. Ich war selbst schon oft Teil von Panels und Diskussionsrunden und ich merke sehr schnell, ob ich mit einer professionellen Eventmoderation spreche oder mit jemandem, der das „nebenbei“ macht.

Für mich ist eine professionelle Eventmoderation ein klares Zeichen von Wertschätzung. Sie signalisiert: Unsere Inhalte sind uns wichtig. Eure Zeit ist uns wichtig. Und wir wollen, dass ihr auf der Bühne bestmöglich wirken könnt.

Eine ungeübte Moderation hingegen wirkt respektlos, auch wenn sie nicht so gemeint ist.

Qualität durch externe Perspektive

Zu guter Letzt geht es um Qualität. Und hier wird der Unterschied besonders deutlich. Professionelle Eventmoderation bringt Wissen, Erfahrung und einen externen Blick mit. Ich bin nicht Teil der internen Hierarchien. Ich muss niemanden schonen. Ich darf Fragen stellen, die wirklich gestellt werden müssen.

Gerade Improvisation bei der Eventmoderation braucht Erfahrung und kommunikatives Geschick

Interne Lösungen haben häufig zu viel Respekt vor den eingeladenen Personen. Oder sie sind zu nah dran, um kritisch nachzufragen. Gute Eventmoderation braucht jedoch genau diese Balance aus Respekt und Klarheit.

Hinzu kommt die kommunikative Ausbildung. Professionelle Moderatorinnen und Moderatoren beschäftigen sich seit Jahren mit Gesprächsführung, Körpersprache, Stimme, Dramaturgie und Wirkung. Das ist kein Talent, sondern ein Handwerk. Interne Lösungen moderieren häufig zum ersten Mal und machen daher typische Anfängerfehler bei einer Moderation.

Fazit: Eventmoderation ist eine Investition 

„Das moderieren wir einfach selbst“ klingt pragmatisch. In der Realität ist es jedoch einer der größten Fehler bei der Planung von Events. Nicht, weil interne Personen ungeeignet wären. Sondern weil Eventmoderation eine eigenständige Rolle ist, die Fokus, Vorbereitung und Erfahrung braucht.

Gute Eventmoderation sorgt dafür, dass Inhalte wirken. Dass Menschen sich wohlfühlen. Dass Diskussionen lebendig werden. Und dass Teilnehmende gerne wiederkommen.

Wenn Du möchtest, dass Dein Event in Erinnerung bleibt, dann investiere in professionelle Eventmoderation. Nicht, weil es schicker klingt. Sondern weil es den entscheidenden Unterschied macht. In diesem Beitrag verrate ich Dir, worauf Du bei der Auswahl einer professionellen Moderation achten solltest.

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