So baust Du PowerPoint Charts, die überzeugen und nicht nur gut aussehen
Meine erste PowerPoint-Präsentation habe ich in der Schule erstellt. Mein Fokus lag damals vollständig auf den Hintergrundbildern. Je beeindruckender, desto besser. Was die Folien inhaltlich leisteten, war mir ehrlich gesagt egal.
Seitdem habe ich ungelogen tausende Slides gebaut. Und ich gehe heute völlig anders an die Aufgabe heran.
Was mich dazu gebracht hat, war nicht ein einzelner Moment. Es war eine Beobachtung, die ich immer wieder mache, wenn ich Präsentationen zuschaue. Manche Personen verstecken sich hinter ihrer PowerPoint. Andere überfrachten sie so sehr, dass das Publikum gar keine Chance hat, dem Gedanken zu folgen.
Und manchmal sehe ich, dass Vortragende von ihren eigenen Slides erschlagen werden. Sie atmen kurz durch, schauen auf die Folie und signalisieren damit ungewollt: Da müssen wir jetzt durch.
Das ist das Gegenteil von dem, was ein Chart leisten soll.
Die erste Frage, die ich mir heute vor jedem Diagramm stelle, ist nicht: „Welches Chart sieht gut aus?" Sondern: „Was ist die Kernaussage?"
Ein PowerPoint Chart ist kein Selbstzweck. Er ist ein Werkzeug zur Kommunikation. Und er wird nur dann gut, wenn er eine klare Botschaft transportiert. Welche Fehler in Präsentationen dabei besonders häufig passieren, habe ich in meinem Beitrag über PowerPoint-Präsentationen beschrieben.
Was die Forschung sagt: Zwei Bücher, die ich wirklich empfehle
Bevor wir in die Praxis gehen, lohnt sich ein kurzer Blick auf zwei Standardwerke, die mein Denken über Datenvisualisierung nachhaltig geprägt haben.
Edward Tufte: „The Visual Display of Quantitative Information" (1983)
Tufte gilt als Pionier der Datenvisualisierung. Sein zentrales Konzept ist die sogenannte Data-Ink Ratio. Gemeint ist damit der Anteil an Gestaltungselementen, der tatsächlich Daten repräsentiert. Sein Grundsatz lautet schlicht: „Above all else, show the data."
Alles, was nicht direkt zur Botschaft beiträgt, ist Ablenkung. Überflüssige Gitternetzlinien, Farben ohne Bedeutung, 3D-Effekte. Tufte fasst das unter dem Begriff „Chartjunk" zusammen. Die Konsequenz ist so einfach wie unbequem: Ein gutes Diagramm ist so reduziert wie möglich und so informativ wie nötig.
Cole Nussbaumer Knaflic: „Storytelling mit Daten" (2015)
Knaflic, ehemalige Datenanalystin bei Google, überträgt Tuftes Prinzipien in die Business-Praxis. Ihre Kernthese: Daten überzeugen nicht durch Vollständigkeit, sondern durch Fokus. Vor jedem Chart steht die Frage: „Was soll mein Publikum aus diesen Daten lernen?" Die Antwort bestimmt den Diagrammtyp, die Darstellung und die Hervorhebungen.
Knaflic empfiehlt außerdem, den Titel eines Charts als Botschaftsaussage zu formulieren, nicht als neutrale Beschreibung. Dazu gleich mehr.
Beide Bücher sind auf Deutsch erhältlich und für alle empfehlenswert, die tiefer in das Thema einsteigen möchten.
Lasst uns jetzt aber einmal auf drei Schritte gucken, wie wir zu wirkungsvollen PowerPoint Charts kommen.
Schritt 1: Die Storyline für die Präsentation
Wenn ich PowerPoint Charts für eine neue Präsentation baue, öffne ich zuerst Word. Bevor ich den ersten Chart gestalte, schreibe ich die Kernaussagen auf, die ich in der Präsentation adressieren möchte.
Bevor ich PowerPoint Charts baue, entwerfe ich die Storyline auf meinem Laptop in Word (o.ä.)
Dabei ist nicht nur die Summe der Kernaussagen wichtig, sondern das Zusammenspiel. Wenn ich mir alle Kernaussagen untereinander durchlese, sollte ich wissen, worum es geht. Am Anfang ist es auch völlig normal, mit Hypothesen zu arbeiten. Insbesondere dann, wenn noch Analysen angefertigt werden müssen.
Erst wenn die Storyline sich stimmig anfühlt, öffne ich PowerPoint.
Schritt 2: Erst die Botschaft, dann das Diagramm
Das ist der wichtigste Schritt. Und der, der am häufigsten übersprungen wird.
Bevor Du ein Diagramm baust, beantworte eine einzige Frage: Was soll das Publikum aus diesen Daten lernen oder verstehen?
Die Antwort bestimmt alles. Den Diagrammtyp, die Darstellung, die Hervorhebungen und auch, welche Daten Du weglässt.
Ein Beispiel: „Unsere Umsätze sind im dritten Quartal gestiegen" braucht ein anderes Chart als „Produkt A übertrifft Produkt B in allen Regionen." Dieselben Daten, zwei völlig verschiedene Aussagen, zwei völlig verschiedene Visualisierungen.
Knaflics Faustregel hilft dabei enorm: Der Titel des Charts formuliert die Kernaussage in einem Satz. Nicht „Umsatzentwicklung Q1 bis Q4", sondern „Q3 war unser stärkstes Quartal seit drei Jahren." Der Titel ist keine Beschriftung. Er ist eine Botschaft.
Warum das funktioniert, hat auch mit der Wirkung von Geschichten auf unser Gehirn zu tun. Wer Daten in eine Aussage verpackt, gibt dem Publikum einen Rahmen, der hilft, die Information einzuordnen und zu behalten. Mehr dazu habe ich in meinem Beitrag über die Wirkung von Storytelling beschrieben.
Schritt 3: Den richtigen Diagrammtyp wählen
Wer die Botschaft kennt, wählt den Diagrammtyp danach aus, nicht umgekehrt. Hier ist eine einfache Entscheidungshilfe aus meiner Trainingspraxis.
Entwicklung über Zeit: Liniendiagramm. Es zeigt Verläufe und Trends am klarsten.
Vergleich zwischen Kategorien: Balken- oder Säulendiagramm. Einfach, lesbar, bewährt.
Anteile am Ganzen: Kreisdiagramm, aber nur mit maximal vier bis fünf Segmenten. Ab sechs Segmenten ist ein Balkendiagramm fast immer die bessere Wahl.
Zusammenhänge zwischen zwei Variablen: Streudiagramm. Selten genutzt, aber sehr wirkungsvoll, wenn es um Korrelationen geht.
Rangfolgen: Horizontales Balkendiagramm. Lässt sich besser lesen als ein vertikales, wenn die Beschriftungen länger sind.
Ich präsentiere auch regelmäßig Diagramme auf meinen PowerPoint Charts
Was fast immer falsch ist: 3D-Diagramme und überladene Kombinationscharts. Sie wirken auf den ersten Blick professionell, machen die eigentliche Aussage aber meistens unklarer. Tufte bezeichnet genau das als Chartjunk. Und er hat recht.
Wer bei der Erstellung von Diagrammen auf KI-Tools zurückgreifen möchte, findet in meinem Beitrag über KI in Präsentationen einen guten Überblick über die aktuellen Möglichkeiten.
Schritt 4: Design, das die Botschaft unterstützt
Ein Chart, der gut aussieht, aber nichts sagt, ist kein guter Chart. Und ein Chart, der eine klare Botschaft hat, aber schlecht gestaltet ist, verschenkt sein Potenzial.
Hier sind die Designprinzipien, die ich in meinen Trainings immer wieder anspreche.
Weniger ist mehr
Jedes Element, das nicht zur Botschaft beiträgt, lenkt ab. Gitternetzlinien, überflüssige Legenden, dekorative Farben. Das ist kein Minimalismus um des Minimalismus willen. Es ist das Grundprinzip effektiver Datenvisualisierung nach Tufte. Wer seinen Chart aufräumt, macht ihn klarer, nicht ärmer.
Farbe als Werkzeug
Eine Farbe für die Kernaussage, alles andere ist in einem dunklen Ton gehalten. Das Auge wird automatisch zum Wichtigsten geführt. Knaflic nennt das Prinzip „preattentive attributes": visuelle Reize, die das Gehirn verarbeitet, noch bevor wir bewusst hinschauen. Wer dieses Prinzip versteht, setzt Farbe nie mehr zur Dekoration ein.
Schriftgröße
Beschriftungen müssen lesbar sein, auf großen Screens genauso wie in ausgedruckten Unterlagen. Mindestens 14 Punkt. Alles darunter zwingt das Publikum zum Anstrengen. Und wer sich anstrengen muss, verliert die Botschaft.
Konsistenz
Gleiche Farben, gleiche Schriften, gleiche Abstände durch die gesamte Präsentation. Was inkonsistent aussieht, wirkt unfertig und zieht die Aufmerksamkeit auf sich, statt sie zur Botschaft zu lenken. Wie visuelle Konsistenz in einer Präsentation insgesamt funktioniert, habe ich in meinem Beitrag über Präsentationstechniken ausführlicher beschrieben.
Die häufigsten Fehler aus meiner Trainingspraxis
Der einfachste Test, um zu prüfen, ob ein Chart gut oder schlecht ist, geht so: Zeige das Chart einer unbeteiligten Person. Versteht sie den Chart, hast Du alles richtig gemacht. Löst der Anblick des Charts mehr Fragen aus als er Antworten gibt, solltest Du Dir den Chart nochmal anschauen.
Wenn ich präsentiere, sind meine PowerPoint Charts einfach gehalten (das war ein Titelbild)
Darüber hinaus gibt´s noch kleinere Fehler, die einfach zu vermeiden sind. Diese Fehler sehe ich regelmäßig. Nicht weil die Menschen schlecht präsentieren, sondern weil niemand ihnen je gesagt hat, worauf es ankommt.
Zu viele Daten auf einer Folie. Das Publikum sieht alles und versteht nichts. Lieber zwei einfache Charts als einen überladenen.
Zu viele Farben. Jede Kategorie in einer anderen Farbe wirkt bunt, nicht professionell. Und vor allem: Es gibt keinen visuellen Fokus mehr.
Kreisdiagramme mit zu vielen Segmenten. Ab sechs Segmenten wird es unlesbar. Ein horizontales Balkendiagramm ist dann fast immer die bessere Wahl.
Fehlende Beschriftungen. Wer Achsen oder Datenpunkte nicht beschriftet, zwingt das Publikum zum Raten. Das kostet Vertrauen.
Animationen als Ablenkung. Charts, die sich dramatisch aufbauen, lenken vom Inhalt ab. Was zählt, ist die Aussage, nicht der Aufbau.
Copy-paste aus Excel. Excel-Standardcharts sind selten präsentationsreif. Farben, Schriften, Gitternetzlinien, all das muss fast immer nachbearbeitet werden.
Titel als Beschreibung statt Botschaft. „Umsatzentwicklung 2024" sagt nichts. „2024 war unser bislang stärkstes Jahr" schon. Dieser eine Unterschied verändert, wie das Publikum den Chart liest.
Fehlende Ränder. Oben, unten und an den Seiten sollte ein bisschen freie Fläche sein. Und das sollte eingehalten werden. Außerdem sollten Elemente aneinander ausgerichtet und nicht verschoben sein.
Fazit
Ich habe tausende Slides gebaut. Und dabei eines gelernt: Ein guter PowerPoint Chart braucht keine aufwendige Gestaltung. Er braucht eine klare Frage davor und eine klare Botschaft dahinter.
Wer zuerst die Botschaft definiert und dann den Chart baut, spart Zeit. Und überzeugt sein Publikum, ohne es zu erschlagen.
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Nicht "Welches Chart sieht gut aus?", sondern "Was soll das Publikum aus diesen Daten lernen oder verstehen?" Die Antwort bestimmt den Diagrammtyp, die Darstellung, die Hervorhebungen und welche Daten weggelassen werden. Wer zuerst die Botschaft definiert und dann den Chart baut, überzeugt sein Publikum, ohne es zu erschlagen.
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Entwicklungen über Zeit werden mit einem Liniendiagramm am klarsten dargestellt. Vergleiche zwischen Kategorien funktionieren am besten mit einem Balken- oder Säulendiagramm. Anteile am Ganzen lassen sich mit einem Kreisdiagramm zeigen, aber nur mit maximal vier bis fünf Segmenten. Zusammenhänge zwischen zwei Variablen macht ein Streudiagramm sichtbar. Rangfolgen mit längeren Beschriftungen liest man am besten in einem horizontalen Balkendiagramm.
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Der Begriff stammt vom Pionier der Datenvisualisierung Edward Tufte und bezeichnet alle Gestaltungselemente, die nicht direkt zur Botschaft beitragen: überflüssige Gitternetzlinien, Farben ohne Bedeutung, 3D-Effekte. Tuftes Grundsatz lautet: "Above all else, show the data." Ein gutes Diagramm ist so reduziert wie möglich und so informativ wie nötig.
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Als Botschaftsaussage, nicht als neutrale Beschreibung. Cole Nussbaumer Knaflic, ehemalige Datenanalystin bei Google, empfiehlt: Statt "Umsatzentwicklung 2024" lieber "2024 war unser bislang stärkstes Jahr". Dieser eine Unterschied verändert, wie das Publikum den Chart liest, weil es einen Rahmen bekommt, der hilft, die Information einzuordnen und zu behalten.
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Sieben Fehler tauchen besonders oft auf: zu viele Daten auf einer Folie, zu viele Farben ohne visuellen Fokus, Kreisdiagramme mit mehr als fünf Segmenten, fehlende Achsenbeschriftungen, Animationen als Ablenkung, unbearbeitete Excel-Standardcharts und Titel, die beschreiben statt eine Botschaft zu formulieren. Der einfachste Test: Zeige den Chart einer unbeteiligten Person. Versteht sie ihn sofort, ist er gut.
